Reisekostenreform im Steuerrecht

Grundsätze ab dem 1. Januar 2014


Verpflegungsmehraufwand ab 2014

Weiterer Kernpunkt des neuen Reisekostenrechts ist die umfassende gesetzliche Verankerung im EStG. Nach wie vor liegt eine Dienstreise (beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit) vor, wenn der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seines beruflichen Tätigkeitsmittelpunktes tätig ist.

1. Nur noch ...

... zwei Sätze für Verpflegungsmehraufwendungen

 

Künftig gelten bei einer Dienstreise für die Gewährung steuerfreier Verpflegungs-mehraufwendungen (Tagesspesen) bzw. den Werbungskostenabzug für Verpflegungsmehraufwand folgende Regeln:

 

  • Eintägige Dienstreise: Für Dienstreisen ohne Übernachtung mit einer Abwesenheit von mehr (!) als 8 Stunden (bisher mindestens 8 Stunden) gilt ein Verpflegungsmehraufwand von 12 Euro, den der Arbeitgeber steuerfrei erstatten oder der Arbeitnehmer als Werbungskosten abziehen kann (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG).
  • Mehrtägige Dienstreise mit Übernachtung: Für mehrtägige Dienstreisen bleibt es beim Verpflegungsmehraufwand von 24 Euro, wenn der Arbeitnehmer volle 24 Stunden abwesend ist. Diesen Betrag kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten, andernfalls kann der Arbeitnehmer diesen Betrag als Werbungskosten im Rahmen seiner Steuererklärung absetzen. Faktisch ergibt sich keine Änderung zur bisherigen Rechtslage.
  • An- und Abreisetag bei mehrtägiger Dienstreise: Neu ist dagegen eine eigenständige Regelung für den An- und Abreisetag. Hier gewährt das EStG pro Tag einen Verpflegungsmehraufwand von 12 Euro, unabhängig von der Abwesenheitsdauer. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer an diesem Tag, einem anschließenden oder einem vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG).
  • Nachtregelung: Übernommen ins EStG wurde auch die bisherige Nachtregelung. Wer über 24 Uhr bzw. über 0 Uhr eines Kalendertages beruflich unterwegs ist und dabei nicht übernachtet, bekommt für denjenigen Kalendertag, an dem er überwiegend unterwegs ist, eine steuerliche Verpflegungspauschale von 12 Euro. Davon betroffen sind vor allem Kraftfahrer und Wartungspersonal.
  • Dienstreisen ins Ausland: Für Dienstreisen ins Ausland gelten die entsprechenden Sätze. Die Auslandsbeträge für Abwesenheiten zwischen 8 und weniger als 14 Stunden („kleiner“ Spesensatz) fallen ab 2014 ersatzlos weg.

 

PRAXISHINWEISE  | Tatsächlich bringt das neue Reisekostenrecht im täglichen Massengeschäft deutliche Vereinfachung. Das hängt insbesondere mit den Zeitstaffeln für die Tagesspesen und Aufzeichnungserleichterungen zusammen.

 

  • Bei mehrtägigen Dienstreisen mit Übernachtung kann der Arbeitgeber künftig auf die Erfassung der tatsächlichen Abwesenheitszeiten verzichten, wenn er sicher sein kann, dass eine Übernachtung vorlag. Für die Anreise- und Abreisetage bei einer mehrtägigen Dienstreise mit Übernachtung spielt die Abwesenheitsdauer keine Rolle mehr.
  • Bei eintägigen Dienstreisen reicht es aus, wenn eine Abwesenheitsdauer von mehr als acht Stunden sichergestellt ist.

 

 

Beispiel mehrtägige Dienstreise

Der Arbeitgeber bucht für seinen Mitarbeiter für eine Dienstreise nach Düsseldorf (Besprechung bei einem Kunden) eine Hotelübernachtung vom 17. Januar 2014 auf den 18. Januar 2014, ausdrücklich ohne Frühstück. Das Hotel rechnet direkt mit dem Arbeitgeber ab. Letzterer braucht keine Angaben zur Abwesenheit. Er kann folgenden Verpflegungsaufwand steuerfrei erstatten

 

Anreisetag Montag (17.1.2014)

12,00 Euro

 

Abreisetag Dienstag (18.1.2014)

12,00 Euro

 

Summe steuerfreierVerpflegungsmehraufwand

24,00 Euro

 

 

Beispiel eintägige Dienstreise

Der Arbeitgeber bucht für eine Dienstreise bei der Deutschen Bahn eine Zugfahrkarte mit Reservierung. Aus den Buchungsdaten ergibt sich eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden. Der Arbeitgeber kann steuerfreien Verpflegungsmehraufwand in Höhe von 12 Euro gewähren.

2. Kürzung der Verpflegungsmehraufwendungen um gewährte Verpflegung und Großbuchstabe "M" auf Jahreslohnsteuerbescheinigung

 

Mit der Kürzung der Verpflegungspauschalen um gewährte Verpflegung bringt das neue Reisekostenrecht zwar Verbesserungen für Reisekosten-Abrechner. Für dienstreisende Arbeitnehmer wird die Verpflegung aber zum Ärgernis. Werden Arbeitnehmer ab 2014 anlässlich oder während einer Dienstreise nämlich vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten verpflegt, müssen die steuerfreien Verpflegungsmehraufwendungen gekürzt werden. Folgende Kürzungsbeträge sind dafür festgeschrieben:

  • Frühstück: Für ein Frühstück werden 20 Prozent des maximalen Tagessatzes für eine 24-stündige Abwesenheit (in Deutschland 20 % von 24 Euro = 4,80 Euro) angerechnet.
  • Mittag- oder Abendessen: Für ein Mittag- oder Abendessen werden jeweils 40 Prozent des maximalen Tagessatzes für eine 24-stündige Abwesenheit (in Deutschland 40 Prozent von 24 Euro = 9,60 Euro) angerechnet.

 

Arbeitgeber, die bis 2013 die doppelten Pauschbeträge bezahlt haben, müssen ab 2014 die Verpflegung nur beim steuerfreien Teil anrechnen. Den anderen Teil können sie weiter mit 25 Prozent pauschalieren, ohne kürzen zu müssen.

 

Welche Tagessätze dem Arbeitnehmer tatsächlich zustehen, spielt für die Kürzungsbeträge keine Rolle. Ab 2014 gibt es kein Wahlrecht mehr, statt der Kürzung des Verpflegungsmehraufwands um den Sachbezugswert den Ansatz des geldwerten Vorteils in der Lohnabrechnung zu verlangen. Da erhaltene Verpflegung mit deutlich höheren Werten angesetzt wird, führt das zu wesentlich geringeren Auszahlungen an die Arbeitnehmer.

 

 

Beispiel

Ein Mitarbeiter aus Hamburg nimmt vom 13. Januar 2014 (Montag) bis 15. Januar 2014 (Mittwoch) an einem Seminar in München teil. Er übernachtet in München im Hotel. An den Seminartagen erhält der Arbeitnehmer ein Mittagessen vom Seminarveranstalter. Seine Reisekostenabrechnung sieht wie folgt aus:

 

Verpflegungsmehraufwand

 

Anreisetag Montag 
(unabhängig vom Beginn der Dienstreise) 12,00 Euro

 

Dienstag (Abwesenheit 24 Stunden) 24,00 Euro

 

Rückreisetag Mittwoch 
(unabhängig vom Ende der Dienstreise) 12,00 Euro

 

Summe Verpflegungsmehraufwand 48,00 Euro

 

Kürzung wegen Verpflegung

2 x Frühstück (Dienstag, Mittwoch): 2 x 4,80 Euro = 9,60 Euro

3 x Mittagessen: 3 x 9,60 Euro = 28,80 Euro

 

Summe Kürzung somit 38,40 Euro

 

Steuerfreie Erstattung Verpflegungsmehraufwand 9,60 Euro

 

Ergebnis: 2014 erstattet der Arbeitgeber 9,60 Euro steuerfrei. Nach der bis 2013 geltenden Regelung könnte die Verpflegung mit dem amtlichen Sachbezugswert von 11,99 Euro angesetzt werden (2 x 1,60 Euro für Frühstück + 3 x 2,93 Euro für Mittagessen). Dieser Betrag würde entweder mit den sonst auszuzahlenden Reisekosten verrechnet, sodass 36,01 Euro (48,00 Euro ./. 11,99 Euro) erstattet würden. Oder die 11,99 Euro würden als geldwerter Vorteil in der Lohnabrechnung erfasst und die Reisekosten ungekürzt ausgezahlt.

 

Wichtig | Bei umfangreicher Verpflegung während der Dienstreise wird der Verpflegungsmehraufwand gegebenenfalls vollständig gekürzt. Ein übersteigender Kürzungsbetrag muss nicht als geldwerter Vorteil erfasst werden.

 

 

Beispiel

 

Ein Mitarbeiter nimmt vom 13. Januar bis 14. Januar 2014 an einer vom Arbeitgeber organisierten Außendiensttagung in einem Hotel teil. Es wird Vollverpflegung gewährt. Die Reisekostenabrechnung sieht wie folgt aus:

 

Verpflegungsmehraufwand

 

Anreisetag Montag 
(unabhängig vom Beginn der Dienstreise) 12,00 Euro

 

Rückreisetag Dienstag 
(unabhängig vom Ende der Dienstreise) 12,00 Euro

 

Summe Verpflegungsmehraufwand 24,00 Euro

 

Kürzung wegen Verpflegung

1 x Frühstück (1 x 4,80 Euro) = 4,80 Euro

 

2 x Mittagessen (2 x 9,60 Euro) = 19,20 Euro

1 x Abendessen (1 x 9,60 Euro) = 9,60 Euro

 

Summe Kürzung somit 33,60 Euro

 

Steuerfreie Erstattung Verpflegungsmehraufwand 0 Euro

 

Ergebnis: Der Arbeitgeber erstattet nichts. Ein geldwerter Vorteil hinsichtlich der 9,60 Euro (= 33,60 Euro ./. 24 Euro) entsteht nicht.

 

Aus Sicht des Arbeitgebers kann aufgrund der Neuregelung bei mehrtätigen Dienstreisen mit Komplett-Verpflegung insgesamt auf eine Reisekostenabrechnung verzichtet werden. Da Verpflegung in diesen Fällen zwingend als Kürzung der Tagesspesen anzurechnen ist, kann es zu keinen geldwerten Vorteilen mehr kommen. Der Gesetzgeber hat aber vorgeschrieben, dass bei gewährter Verpflegung der

 

Großbuchstabe „M“ auf der Jahreslohnsteuerbescheinigung

 

ausgewiesen werden muss (§ 41b Abs. 1 Nr. 8 EStG).

 

 

Beispiel

Mitarbeiter betreuen von Montag bis Freitag einen Messestand. Der Arbeitgeber gewährt Vollverpflegung (Frühstück, Mittag- und Abendessen). Hotel und Anreise werden direkt über den Arbeitgeber bezahlt.

 

Ergebnis: Da es sich um eine mehrtätige Dienstreise mit Übernachtung handelt, kann der Arbeitgeber Verpflegungsmehraufwendungen gewähren. Diese werden durch die Verpflegung auf 0 Euro gekürzt. Daher kann auf eine Reisekosten-abrechnung verzichtet werden. Auf der Jahreslohnsteuerbescheinigung 2014 muss aber der Kennbuchstabe M ausgewiesen werden.

3. Sachbezugswert nur noch in Ausnahmefällen

Der Ansatz des Sachbezugswerts wird zur Ausnahme. Er kommt nur noch in Frage, wenn wegen der Kürze der Dienstreise (Abwesenheit keine acht Stunden bei eintägigen Dienstreisen) kein Verpflegungsmehraufwand gewährt werden kann.

 

Um die steuerliche Erfassung des Sachbezugswerts zu erleichtern, gilt ab 2014 hierfür eine neue Lohnsteuer-Pauschalierung (§ 40 Abs. 2 Nr. 1a EStG). Der Sachbezugswert kann mit 25 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer pauschal versteuert werden. Derartig pauschal besteuerte Sachbezüge bleiben sozialversicherungsfrei (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV).

 

 

Beispiel

Ein Mitarbeiter aus Hamburg nimmt an einem dreistündigen Seminar mit anschließendem Mittagessen in Nürnberg teil (Abwesenheit 6 Stunden). Der Arbeitgeber pauschaliert die Lohnsteuer auf den Sachbezugswert des Mittagessens (Mittagessen 2013: 2,93 Euro; Lohnsteuer 25 % x 2,93 Euro = 0,73 Euro, Solidaritätszuschlag: 0,04 Euro).

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