Ordnungsgemäße Kassenführung

(Stand 24.03.2022)

Alle baren Geschäftsvorgänge eines Unternehmens sollen grundsätzlich über die Kasse abgewickelt und täglich in einem Kassenbuch aufgezeichnet werden. Der Gesetzgeber hat in mehreren Schritten die Anforderungen an die Kassenführung verschärft. Machen Sie sich zu dem Thema fit, um Hinzuschätzungen im Unternehmen zu vermeiden.

Nutzen Sie die nachfolgenden Merkblätter & Checklisten, um einen ersten Eindruck zu erhalten, was zu beachten ist (nicht abschließende Aufzählung):

• Merkblatt - Ordnungsgemäße Kassenführung - Welche Pflichten bestehen? Welche Arten gibt es? Unterscheidung, Checklisten und Detailfragen
• Checkliste für die Kassenführung mittels "offener Ladenkasse"
• Checkliste zur Kassenführung mit elektronischen Aufzeichnungssystemen
• Kasse und Kassenprüfung - Was muss beachtet werden
• Broschüre - Kassenführung & Kassen - Verfahrensdokumentation: Ein Leitfaden zur ordnungsgemäßen Handhabung (Steuerberaterverband Hamburg)
• Hinweis: Zusätzliche Erklär-Videos zur Kassenführung finden Sie auf meiner Homepage in der Rubrik "Für Gründer und Unternehmen".
• Mustervorlagen

Mit diesem Merkblatt erhalten Sie das notwendige Basiswissen.

Nicht jeder Unternehmer kann oder will eine Registrierkasse oder ein Kassensystem einsetzen und führt deshalb eine offene Ladenkasse. Die Finanzverwaltung stellt an diese Form der Kassenführung besondere Anforderungen vor allem im Hinblick auf das Prüffeld Einnahme-Vollständigkeit.

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen haben sich die gesetzlichen Grundlagen und die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Aufzeichnung von Bargeschäften verändert. Seit 1.1.2020 gelten weitere Verschärfungen: Elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion müssen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (zTSE) ausgerüstet werden. Die letzte Übergangsfrist ist am 31.3.2021 ausgelaufen.

Mithilfe der "Checkliste zur Kassenführung mit elektronischen Aufzeichnungssystemen" können Unternehmen mit umfangreichem Bargeldverkehr prüfen, ob die Kassenführung die verschärften gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Die Checkliste hilft dabei, eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation zu erstellen.

Augen auf beim Kassieren! Dieses Merkblatt zeigt Ihnen, was Sie als Unternehmer aktuell beim Thema Kasse („elektronisches Aufzeichnungssystem“) unbedingt beachten sollten.

Die Kassenbewegungen ordnungsgemäß aufzuzeichnen ist wichtig. Die Einhaltung der aufgeführten rechtlichen Anforderungen im täglichen Betrieb der Kasse reicht aber leider noch nicht aus! Damit sich das Finanzamt im Fall einer Prüfung schnell einen Einblick verschaffen kann und weiß, wie der „Soll-Prozess“ der Kassenführung gedacht ist, ist neben der ohnehin erforderlichen allgemeinen Verfahrensdokumentation eine Kassen-Verfahrensdokumentation erforderlich.

Gemäß dem vorstehenden Leitfaden (siehe Seite 6) noch ein Tipp: Der Deutsche Fachverband für Kassen und Abrechnungssystemtechnik e. V. (DFKA) stellt eine Muster-Verfahrens-Dokumentation zur Kasssenführung als Ausgangsbasis und erweiterte Orientierungshilfe zur Verfügung unter https://dfka.net/muster-vd-kasse/. (Hierzu sind bitte die Ausführungen des o. g. Leitfadens zu beachten.)

Zusätzliche Erklär-Videos zur Kassenführung (z. B. Kassennachschau, typische Kassenfehler, elektronische Kassen) finden Sie auf meiner Homepage in der Rubrik "Für Gründer und Unternehmen" hier.

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