Elektronische Kontoauszüge für Unternehmen

(Stand 24.09.2020, kleinere Anpassungen am 23.02.2024)

Digitale Bankauszüge haben auf den ersten Blick Vorteile. Steuerlich stellen diese für reine Privatpersonen ohne (Gewinneinkünfte) im Regelfall auch meist kein Problem dar.

Manche Geschäftsleute möchten weiter mit der Papiervariante "auf Nummer sicher" gehen, die Auszüge können gedruckt oder angefordert und dann abgeheftet werden. Auf diese Weise können bei einer eventuellen Betriebsprüfung Diskussionen mit dem Finanzamt oder sogar Steuernachzahlungen vermieden werden.

Wer verständlicher Weise dem digitalen Zeitalter folgend elektronische Kontoauszüge nutzen möchte, hat eigenverantwortlich besondere Anforderungen des Finanzamtes zu beachten. Bitte klären Sie im Einzelfall sehr genau mit Ihrer Geschäftsbank, ob und wie die Anforderungen des Fiskus mit Ihrer Bank erfüllt werden können und setzen Sie alle Anforderungen um, da Ihre Hausbank nicht verantwortlich ist für die Ordnungsmäßigkeit Ihrer steuerlichen Unterlagen und Ihnen sonst z. B. im Rahmen einer Betriebsprüfung steuerliche Nachteile entstehen können.

Bei elektronischen Kontoauszügen ergeben sich nämlich steuerlich besondere Anforderungen an die Anerkennung, die zu beachten sind und welche von den Unternehmer/innen umgesetzt werden müssen. Sollten digitale Bankauszüge in der Buchhaltung Verwendung finden, müssen Unternehmer/ innen bitte zwingend einige Regeln beim Verfahren beachten, damit das Finanzamt die Dokumente auch steuerlich anerkennt und es nicht zu teuren Steuerfolgen (z. B. im Rahmen einer Betriebsprüfung) kommt.

Beispielhafte Aufstellung (ohne Anspruch auf Vollständigkeit):

• Aufbewahrungsfristen für den elektronischen Kontoauszug: Auch beim elektronischen Kontoauszug müssen gesetzliche Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Für ihn gilt, genauso wie für den Kontoauszug aus Papier, eine Aufbewahrungspflicht von (derzeit) zehn Jahren. Dabei muss er jederzeit (elektronisch) verfügbar und unverzüglich (elektronisch) lesbar sein. Er muss also revisionssicher archiviert werden.
• Datenzugriff: Wie bei allen digitalen Dokumenten unterliegen auch elektronische Kontoauszüge dem Datenzugriffsrecht. (§ 147 Abs. 6 AO.) Das heißt, sie müssen revisionssicher archiviert und gegen Verlust gesichert sein. Außerdem müssen sie maschinell lesbar und - zum Beispiel im Rahmen einer Betriebsprüfung - jederzeit (auch elektronisch) verfügbar sein.
• Verfahren muss vom Unternehmen zur steuerlichen Anerkennung schriftlich dokumentiert werden: Das Verfahren schriftlich zu dokumentieren ist ebenfalls zwingend notwendig. Aus dieser Verfahrensdokumentation muss hervorgehen, auf welche Weise die elektronischen Auszüge verwahrt, archiviert und weiterverarbeitet werden. Ein „Muster für eine Verfahrensdokumentation“ steht auf meiner Homepage (wie bekannt) bereit. Sie finden es hier.
• Papierausdruck reicht steuerlich nicht aus - Original sicher aufbewahren: Das Ausdrucken der Kontoauszüge und anschließende Löschen des elektronischen Originals ist nicht erlaubt. Das elektronische Dokument muss im Original gespeichert, aufgehoben und archiviert werden. Der Ausdruck ist lediglich eine Kopie des elektronischen Auszugs und damit einem originären Papierausdruck nicht gleichgestellt. Der Ausdruck alleine reicht steuerlich also nicht aus!
• An welchem Ort aufbewahren? Die digitalen Dokumente müssen in elektronischer Form auf einem maschinell auswertbaren Datenträger archiviert werden. Eine Alternative zu dieser Aufbewahrung kann die Speicherung des Auszugs bei der Bank mit jederzeitiger Zugriffsmöglichkeit sein. Solch eine Speicherung bieten viele Banken ihren Kunden an. Entweder zeitlich unbegrenzt oder zumindest für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Es ist unbedingt zu prüfen, ob in den Einstellungen bei der Hausbank mindestens eine 10-jährige Aufbewahrung gewährleistet/ eingestellt ist. Ich empfehle eine Speicherung bei der Bank UND unbedingt ohne Ausnahme zusätzlich zur Sicherheit die Aufbewahrung in einem eigenem (Dokumentenmanagement -) System zusammen mit sämtlichen anderen steuerrelevanten Belegen.
• Unveränderbarkeit und Prüfung auf Echtheit und Unversehrtheit: Seit Juli 2014 wird der elektronische Kontoauszug, der als PDF-Dokument per Mail oder Web-Download übermittelt wird, vom Finanzamt steuerlich zwar grundsätzlich anerkannt. Voraussetzung ist allerdings, dass dieser bei Eingang auf Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts geprüft und dieses Vorgehen ebenfalls dokumentiert und protokolliert wird. Auch für den elektronischen Kontoauszug gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Dazu gehört die Sicherstellung der Unveränderbarkeit ab Eingang beim Unternehmen.
• Unternehmer/ in ist immer selbst verantwortlich für die steuerliche Anerkennung: Verantwortlich für die ordnungsgemäße Buchhaltung ist in allen Fällen das steuerpflichtige Unternehmen, der/ die Freiberufler/in oder die selbstständige Person. Das gilt auch für die digitalen Kontoauszüge und den steuerlichen Vorgaben hierzu. (Kreditinstitute sind nicht für die steuerliche Anerkennung von Kontoauszügen verantwortlich, ein entsprechender Hinweis findet sich häufig in Geschäftsbedingungen zum Onlinebanking.)
• AO, GoB, GoBD und GoBS-Anforderungen erfüllen: Nach dem GoBS/ GoBD müssen bei der Nutzung elektronischer Kontoauszüge standardisierte Sicherheitsverfahren eingesetzt werden. Das Verfahren und die steuerlich relevanten Daten müssen den Anforderungen der AO, den GoB und den GoBS/ GoBD in Bezug auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit etc. entsprechen.
• Die Aufbewahrungsdauer der Daten zu den Kontoauszügen (von derzeit zehn Jahren) gilt auch in Fällen eines Bankwechsels oder wenn eine Bank fusioniert, den Betrieb einstellt oder insolvent wäre.
• Sicherheit durch Anerkennung beim Finanzamt einholen: Die Anerkennung des elektronischen Auszugs könnte zusätzlich vom Unternehmer mit dem zuständigen Finanzamt abgeklärt werden, um auf Nummer sicher zu gehen. Häufig weisen auch die Banken in ihren Geschäftsbedingungen auf diesen Umstand hin.

Zwar erkennt das Finanzamt elektronische Kontoauszüge steuerlich an. Doch Unternehmer müssen Kontoauszüge, die in elektronischer Form eingegangen sind, auch elektronisch aufbewahren und u. a. die vorgenannten Voraussetzungen erfüllen. Die alleinige Aufbewahrung des Papierausdrucks genügt den Aufbewahrungspflichten nicht. Die Daten müssen Sie also speichern und gegen Verlust absichern. Bei einer Betriebsprüfung müssen Unternehmer/ innen die Daten dem Fiskus elektronisch auswertbar zur Verfügung stellen.

Mit der Papiervariante gehen Geschäftsleute auf Nummer Sicher, die Auszüge können gedruckt oder angefordert und dann abgeheftet werden. Auf diese Weise können bei einer eventuellen Betriebsprüfung Diskussionen mit dem Finanzamt oder sogar Steuernachzahlungen vermieden werden, insbesondere wenn Ihnen die o. g. zu erfüllenden Pflichten zu den elektronischen Kontoauszügen nicht zusagen oder zu umfangreich sind.

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