GoBD - Merkblatt

(zuletzt aktualisiert am 15.04.2021)

Mit Schreiben vom 14.11.2014 wurden die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, durch das Bundesministerium für Finanzen verfasst und veröffentlicht.

Die Grundsätze konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen. Sie hatten mit Wirkung zum 01.01.2015 insbesondere die inzwischen fast 20 Jahre alten GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) ersetzt. Zahlreiche Konkretisierungen und Verschärfungen machen seit dem Interpretationen, Analysen und Anpassungen bei den Buchführungs- bzw. Steuerpflichtigem und bei mir als steuerlichen Berater und bei den eingesetzten IT-Systemen notwendig.

Zu nennen sind vor allem die Ordnung und Zeitgerechtheit von Belegen, Aufzeichnungen und Buchungen, deren Unveränderbarkeit sowie bestimmte Aspekte der Aufbewahrung. Das ist auch deshalb von besonderer Wirkung, weil die GoBD neben den buchführungspflichtigen Bilanzierern explizit auch die steuerlichen Aufzeichnungspflichten von Einnahmenüberschussrechnern treffen und nicht nur auf das System der doppelten Buchführung beschränkt bleiben.

Für die buchungstechnische Erfassung und deren Unveränderbarkeit („Festschreibung“) geben die GoBD erstmals konkrete Fristen vor, die sich am Termin der Umsatsteuer-Voranmeldung orientieren.

Unter bestimmten Umständen wird eine geordnete Ablage von Papierbelegen zwar als Grund(buch)aufzeichnung anerkannt, sofern aber IT zum Einsatz kommt, werden leicht veränderbare Dateiformate wie Word oder Excel ausdrücklich problematisiert und erfordern zumindest weitergehende Maßnahmen und Verfahrensdokumentationen. Zusätzlich verschärft wird die Wahl der verwendeten IT-Unterstützung dadurch, dass die Finanzverwaltung bei der Aufbewahrung von Belegen und sonstigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen eine Ablage der Dateien nur auf Dateisystem-Ebene und ohne weitere Sicherungsmaßnahmen ebenfalls problematisiert.

Klarstellungen beim Umfang der Aufbewahrungspflichten von Daten aus sogenannten „Vorsystemen“ (z.B. Warenwirtschaftssysteme, Materialwirtschaft, Zahlungsverkehrssysteme, Taxameter) – häufig in Verbindung mit dem Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht – verschärfen diese Anforderungen an den Umfang und die Art der Aufbewahrung ebenfalls.

Meine beigefügten Merkblätter geben eine Übersicht über die Wesentliche Änderungen durch Einführung der GoBD und Umsetzungsempfehlungen ab 2015.

Auch die Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 14.11.2014 und 28.11.2019 füge ich der Vollständigkeit halber bei.

Tipp: Weitergehende Informationen zu diesem Thema finden Sie auf meiner Homepage auch unter der Rubrik Merkblätter sowie als Erklär-Video.

Erläuterungen und ein Muster für die Verfahrensdokumenatation zur Belegablage nach den GoBD finden Sie hier.

Einen GoBD - Schnellcheck mit Erläuterungen und die sieben wichtigsten GoBD-Regeln finden Sie hier.

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